כאשר אומרים עריכה לשונית הכוונה היא לתיקונים ולהצעות לגבי תוכנו של מסמך, תוך התמקדות בשיפור הדיוק של השפה, זרימתה והמבנה השוטף שלה, כמו גם בדיקת דקדוק ואיות. העריכה בוחנת באיזו מידה הטקסט תואם את הסגנון הארגוני של מבנה העבודה, האם הסגנון וטון העבודה תואמים לקהל היעד, והאם אמות מידה של שפה פשוטה יותר יכולים ליצור קריאה מובנת יותר.
עריכה דורשת מידה גבוהה של מיומנות בשפה, אך גם מידה כלשהי של אינטואיציה, מבחינת מה נראה נכון או לא נכון להדגיש בעבודת המחקר. מטרת העריכה הלשונית תהיה תמיד ליישם את הידע של עקרונות הדקדוק בצורה האופטימלית ביותר.
העריכה נעשית לאחר כתיבת העבודה, או לאחר שהכותב מגיע לידי מיצוי בכתיבתו, אך עדיין אינו מרוצה ממנה במאת האחוזים.
סוגי העריכה המקובלים במסגרת העריכה הלשונית הם שינוי בסדר המילים, מחיקת והוספת מילים, שינוי סדר הפסקאות, הוספת או מחיקות אותיות, תיקון דקדוק ושגיאות כתיב (הגהה), הוספת או מחיקת סימני פיסוק, שינוי עיצוב גופן, רווחים בין שורות ומילים, שינוי כיוון הטקסט, שינוי סוג וגודל גופן הכתיבה, רישום נוסח חדש למילה, משפט או פסקה, רישום מילים נרדפות, פירוט או צמצום נושא מסוים, הוספת הפנייה למקורות אקדמיים, הסבר לראשי תיבות ותיקון רשימה ביבליוגרפית.
איכות העבודה משפיעה על ציון העבודה:
עריכה לשונית מקצועית משחררת את הכותב מקריאה חוזרת של העבודה, וממציאת תיקונים נוספים שגורמים לתחושת חוסר ביטחון בטרם הגשתה, לא כל סטודנט בקיא ברזי העריכה הלשונית של עבודות אקדמיות. עורך לשוני מקצועי יודע היטב במה עליו להתמקד, ואילו שינויים עליו לבצע. הוא יעשה זאת במהירות וביסודיות.
עריכה לשונית טובה תהפוך כל טקסט לנגיש יותר, גם עבודה אקדמית תהפוך למזמינה וידידותית יותר עבור הקוראים. תפקידיה כוללים הפיכת הטקסט לנכון מבחינה תחבירית ולנוח לקריאה.
עורכי הטקסט יוודאו כי אין שגיאות כתיב ולאחר מכן יבצעו בדיקה מעמיקה בתוכן עצמו. העורך יוסיף כותרות כדי ליצור עניין ולגרות את עיני הקוראים, ויפקיד על דקדוק וכללים לשוניים.
קריאה של אדם נוסף ואובייקטיבי יכולה לתרום בגילוי טעויות נוספות ובתיקונן טרם ההגשה.
